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Chiarimenti in materia di trattamento dei dati personali



Gent. Cliente,

nel rispetto del regolamento europeo EU 679/2016 le seguenti informazioni semplificano le nostre condizioni, ne garantiscono la trasparenza e la compatibilità con le normative vigenti in materia di trattamento dei dati personali, oltre che fornire una chiara interpretazione dei ruoli tra la VICO SRL - SOCIETÀ BENEFIT ed i propri clienti nello svolgimento dei servizi acquistati.
Nello specifico si fa riferimento ai REAT (registri estesi del trattamento) aziendali, che viene costantemente aggiornato, unitamente all'elenco dei nostri partner esterni utilizzati per l'esecuzione dei servizi richiesti
Se continui a usufruire dei nostri servizi accetti le condizioni aggiornate evidenziate nelle informative. Diversamente in caso di non accettazione delle condizioni, può scegliere di interrompere l'utilizzo dei prodotti e servizi e richiedere eventuali delucidazioni scrivendo al seguente indirizzo di posta: info@olivettivico.it

La Ringraziamo per aver scelto i nostri servizi.



Gestione Comunicazione



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Comunicazione ai clienti di carattere tecnico, aggiornamenti e informazioni di legittimo interesse da parte del cliente.

Ruolo :
- Titolare

Soggetti interessati :
- Clienti

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso
- Esigenze di natura organizzativa e produttiva

Modalità raccolta dati :
- Diretta

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- VICO SISTEMI SRL (limitatamente ai servizi di segreteria organizzativa)





Attività di Vendita



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Informazioni acquisite per l'espletamento delle seguenti attività: vendita e noleggio di hardware quali stampanti multifunzione, macchine per ufficio in genere, dispositivi informatici in genere (PC, Notebook, server, strumenti di backup, strumenti di rete, ecc...), licenze software gestionali, rivendita licenze a canone (Microsoft Office 365 ecc., Antivirus Endpoint Watchguard, Sophos ecc., Software backup Acronis, ecc.), Mail Server e domini erogati da fornitori terzi (Infinity net srl, Aruba Business, Microsoft, ecc.), Documentazione GDPR e TU 81 redatta da fornitore terzo Spaziottantotto srl.

Ruolo :
- Titolare

Soggetti interessati :
- Clienti
- Potenziali clienti
- Fornitori
- Potenziali fornitori

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso
- Gestione, pianificazione e organizzazione del lavoro
- Esigenze di natura organizzativa e produttiva
- Attività commerciale
- Gestione logistica

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso Terzi

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- Spaziottantotto s.r.l.





Licensing Software



Descrizione Registro esterno trattamento :
Il trattamento consiste nella rivendita a canone di licenze per le seguenti tipologie di software:

Nell'ambito della prima installazione, VICO SISTEMI S.R.L. ed il suo personale provvedono ad attivare ed impostare le licenze e le credenziali di autenticazione di prima installazione per conto del cliente, comunicandole attraverso apposito verbale, del quale l'organizzazione non tiene copia.
All'interno del trattamento in oggetto VICO SISTEMI S.R.L. non opera come Amministratore di Sistema.

Ruolo :
- Titolare
- Responsabile

Soggetti interessati :
- Clienti
- Terzi identificati e identificabili

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso Terzi

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- Vico Sistemi srl





Attività di Officina



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
I dati sono trattati nel rispetto di quanto previsto dal regolamento informatico nella sezione dedicata alle attività di officina.
Dati presenti negli elaboratori oggetto di riparazione temporanea presso l'officina interna alla struttura, non determinabili a priori.
Per le apparecchiature di stampa o altri dispositivi privi di supporti di memoria sono trattati unicamente i dati tecnici.
In caso di riparazioni attinenti piastre e componenti elettronici il dispositivo affidato dal cliente a Vico SRL potrà essere inviato a subfornitore. L'interessato è informato previo apposito modulo di autorizzazione.

Ruolo :
- Titolare

Soggetti interessati :
- Clienti
- Terzi identificati e identificabili
- Potenziali clienti (limitatamente alle operazioni di preventivo)
- Tecnici

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso
- Gestione, pianificazione e organizzazione del lavoro

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso terzi (In caso di riparazione dispositivi di soggetti terzi (es. Vico SRL, ecc.))

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :






Assistenza Tecnica Software



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Il servizio ha ad oggetto la messa a disposizione dei servizi di assistenza tecnica informatica per la manutenzione di dispositivi ed elaboratori in uso presso il cliente (siano essi di proprietà o in locazione). I servizi oggetto del contratto possono riguardare: affiancamento al cliente per l'installazione e la configurazione di dispositivi software; installazione e aggiornamento di sistemi operativi; backup e/o il ripristino dei dati contenuti nelle apparecchiature, trasferimento dei dati da un dispositivo ad un altro; verifica di eventuali minacce informatiche (es: virus, spam, mail) e la loro eventuale risoluzione quando tecnicamente possibile, consulenza informatica in genere.
Le modalità utilizzate per l'erogazione di tale servizio manutentivo sono di tipo telefonico, on site o remote.
Le attività possono inoltre riguardare i servizi di configurazione reti e client, a richiesta di cui ai rapporti di intervento stilati a posteriori.
Il committente, salvo contrattualistica specifica, rimane unico responsabile della gestione e dell'amministrazione dei propri asset.
In caso di prima installazione, viene rilasciato un apposito verbale nel quale il fornitore comunica al committente le credenziali di autenticazione, senza tenere copia alcuna

Ruolo :
- Responsabile

Soggetti interessati :
- Utenti
- Potenziali Clienti
- Clienti
- Potenziali Fornitori
- Fornitori
- Terzi identificati e identificabili


Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso

Modalità raccolta dati :
- Diretta

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- Vico Sistemi srl





Assistenza Tecnica Hardware



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Il servizio ha ad oggetto la messa a disposizione dei servizi di assistenza tecnica per la manutenzione di dispositivi ed elaboratori in uso presso il cliente (siano essi di proprietà o in locazione). I servizi oggetto del contratto possono riguardare: soluzione di guasti e malfunzionamenti hardware(ad esempio PC, notebook, server, nas, firewall, ecc.), affiancamento al cliente per l'installazione e la configurazione di dispositivi hardware .
Le modalità utilizzate per l'erogazione di tale servizio manutentivo sono di tipo telefonico, on site o remote.
Il servizio comporta l'attività di assistenza tecnica finalizzata alla installazione e manutenzione hardware di stampanti e apparecchiature multifunzione, stampanti 3D, etichettatrici, plotter ed altre apparecchiature di stampa e scansione. Tali attività vengono svolte presso la sede o le sedi del cliente. Qualora lo svolgimento di tale attività manutentiva e di diagnostica presupponga, anche se solo occasionalmente e limitatamente alle operazioni di cui sopra, di venire in contatto con eventuali dati personali, tecnici o di altra natura non qualificabile a priori si precisa che i medesimi non verranno in alcun modo memorizzati e/o archiviati da parte dei tecnici del fornitore e saranno visualizzabili solo per lo stretto periodo necessario allo svolgimento del lavoro richiesto e per i quali verrà garantito il trattamento con la massima riservatezza, come da normativa vigente.
Il ritiro in officina per riparazione dell'hardware prevede specifica contrattualizzazione.

Ruolo :
- Responsabile

Soggetti interessati :
- Utenti


Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso

Modalità raccolta dati :
- Diretta

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- Vico Sistemi srl





Amministrazione di Sistemi



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
All'interno del servizio offerto da Vico Sistemi S.r.l. e rivenduto dalla Vico SRL
"Servizi derivanti da contratti di vendita, noleggio e assistenza che prevedono l'installazione e configurazione dei server aziendali, reali e/o virtualizzati, con la gestione dei permessi di accesso.
Servizi legati a soluzioni per lo storage dei dati (con il termine storage si identificano i servizi per la memorizzazione, le infrastrutture e i software dedicati alla memorizzazione non volatile dei dati in formato elettronico).
Fornitura della licenza a canone dei servizi WEB APP (S.A.A.S.), dove la società scrivente, proprietaria della licenza d'uso dell'applicazione da lei o da terzi sviluppata, conceda l'utilizzo della medesima sotto forma di canone, senza che essa venga installata sui dispositivi del cliente.
Gli ambiti applicativi sono: autenticazione del dominio ove previsto, file sharing, ossia tutte le esigenze di condivisione delle informazioni tra i server e i personal computer client, data backup, ossia tutte le esigenze di creazione di copie dei dati da riutilizzare in caso di danneggiamento o perdita. La tipologia di dati accessibili da parte di terzi autorizzati è equivalente alla tipologia di dati conservati sui server e salvati attraverso idonee procedure, e non è determinabile a priori( dati personali, personali economici, sensibili, particolari, immagini e video e ogni categoria di dato necessaria alla gestione dell'attività del cliente).
Il servizio prevede la fornitura di assistenza, manutenzione ed eventualmente su richiesta la gestione dei dispositivi hardware firewall. I dati di cui si potrebbe venir messi a conoscenza per l'espletamento di tali attività manutentive sono i log al controllo e al filtro della navigazione internet e le eventuali segnalazioni/alert dovute a tentativi di attacco dall'esterno alle reti aziendali.
Non vengono in alcun modo trasferiti dati all'esterno della struttura del cliente.
Il trattamento prevede inoltre la gestione di servizi associati (reportistiche e audit, test di intrusione, ecc.)
Gli interventi manutentivi avverranno in modalità remota oppure on-site sotto il costante presidio del cliente o di un suo incaricato. In caso di sottoscrizione di specifico accordo, la VICO SISTEMI S.R.L. può ricoprire i servizi richiesti dal Cliente, con ruolo di Amministratore di Sistema."
La VICO SRL - SOCIETÀ BENEFIT opera in qualità di sub fornitore.

Ruolo :
- Subresponsabile

Soggetti interessati :
- Clienti
- Terzi identificati e identificabili

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso Terzi

Valutazione del rischio :
- Medio

Responsabili esterni eventuali :
--





Marketing



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Comunicazioni finalizzate alla commercializzazione di prodotti e servizi forniti direttamente dalle società titolari del trattamento.
In riferimento al fatto che alcuni prodotti e servizi per essere collocati richiedono la collaborazione reciproca tra le due società, si evidenzia la necessità di contitolarità di tale banca dati tra la Vico SRL e la Vico Sistemi srl.
Le comunicazioni potranno essere inviate da incaricati autorizzati da ambo le società.
L'accesso e la gestione delle banche dati utilizzate per tale tipo di attività richiede la nomina ed il controllo di un responsabile del riscontro dell'interessato.
Le richieste saranno veicolate al responsabile del riscontro specifico in base alla società mittente delle comunicazioni.

Ruolo :
- Titolare

Soggetti interessati :
- Clienti
- Potenziali clienti

Finalità del trattamento :
- Attività commerciale

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso Terzi

Valutazione del rischio :
- Medio

Responsabili esterni eventuali :
- Vico Sistemi SRL (rapporto di Contitolarità)





Assistenza Misuratori Fiscali



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Insieme dei dati per l'attivazione e la manutenzione dei misuratori di cassa fiscali richiesti dalla normativa vigente:
Dati fiscali, visura camerale, dati agenzia entrate, dati contenuti nelle chiusure giornaliere di cassa.
Sono inclusi i dati contenuti nei portali della casa madre per la manutenzione remota. Nonché i dati atti allo svolgimento del servizio di laboratorio verificazioni fiscali.
All'interno del trattamento, il personale tecnico della Vico SRL può accedere ai portali Cloud dei produttori dei misuratori fiscali telematici, limitatamente ai propri ambiti di intervento.
Possono essere trattati i dati del cliente che acquista il dispositivo, i nomi utenze, ed eventuali scontrini "parlanti", ed eventuali collegamenti alle lotterie di Stato riportanti il codice fiscale del soggetto cui è associato.
All'interno del trattamento la Vico SRL non ricopre il ruolo di Amministratore di Sistema.

Ruolo :
- Responsabile

Soggetti interessati :
- Clienti

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso
- Adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto l'ente (in quanto laboratorio autorizzato dall'Agenzia delle Entrate)

Modalità raccolta dati :
- Diretta

Valutazione del rischio :
- Medio

Responsabili esterni eventuali :
--





Assistenza Tecnica Gestionale ItalRetail



Descrizione Registro Esterno Trattamento :
Il servizio effettuato prevede la fornitura, anche tramite vendita o noleggio, l'installazione e la manutenzione di software gestionale. Le modalità sono di assistenza possono essere sia da remoto che on site, ed avvengono sotto il costante presidio del cliente o di un suo incaricato.
I dati trattati possono essere di natura personale.
Il ruolo di Italretail S.r.l. è quello di sub-responsabile del trattamento e di responsabili del trattamento per la custodia dei documenti fiscali su eventuali portali di fatturazione elettronica.

Ruolo :
- Responsabile

Soggetti interessati :
- Clienti
- Potenziali Clienti
- Fornitori
- Potenziali Fornitori
- Utenti

Finalità del trattamento :
- Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso
- Attività amministrativo – contabili (connesse allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, funzionali all'adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla tenuta della contabilità e all'applicazione delle norme in materia fiscale)

Modalità raccolta dati :
- Diretta
- Presso Terzi

Valutazione del rischio :
- Accettabile

Responsabili esterni eventuali :
- ItalRetail SRL






Per eventuali richieste o segnalazioni, la mail di riferimento è la seguente info@olivettivico.it