VICO SRL - SOCIETÀ BENEFIT | Soluzioni IT, Office Automation e Retail a Torino

DALLA STAMPA AL PRINT AS A SERVICE

Di seguito l’elenco problemi che si riscontrano nell’uso quotidiano dei propri dispositivi di stampa:
1. La dotazione di una stampante sottodimensionata rispetto alle esigenze: un carico di lavoro eccessivo rispetto alle capacità del dispositivo porta ad una maggiore frequenza di guasti e fermi macchina, compromettendo l’efficienza operativa e la vita stessa del dispositivo di stampa.
2. La gestione manuale del magazzino dei toner e dei consumabili: funzione non regolamentata a livello di controllo della spesa e dispersiva nell’utilizzo di personale adibito ad altre funzioni.
3. L’uso di diversi codici toner per marchi e modelli diversi: le attività di gestione, monitoraggio e dotazione dei consumabili risultano complesse ed onerose.
4. Lo spreco di inchiostro: dipendenti e collaboratori possono trovarsi a lanciare processi di stampa a “colori” fuori controllo a scapito dell’economia operativa e della sostenibilità.

La soluzione delle problematiche è mettere a disposizione dei nostri clienti dei modelli organizzativi che emergono a garanzia dei processi di stampa e scansione.
1. Managed Print Service o “stampa gestita”: un modello di gestione integrato dei dispositivi di stampa e scansione con il quale è possibile misurarne le attività ed ottimizzare i costi di utilizzo.
2. Printing Continuity: la garanzia di fornitura consumabili e interventi di assistenza tempestivi, senza fermare i processi di lavoro.
3. Analisi del fabbisogno: una attenta verifica preventiva delle necessità unitamente ad un ampio catalogo di prodotti di stampa B/N e a Colori, con soluzioni software integrate ad-hoc, ci permettono di prendere in delega carico tali funzioni ed i loro automatismi: la fornitura automatica dei consumabili ed il monitoraggio dei consumi e dei livelli di toner costituiscono il nostro punto di forza.

LA SCANSIONE COME PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE

La smaterializzazione dei documenti cartacei rappresenta un percorso obbligatorio per qualsiasi azienda che voglia migliorare la propria efficienza, velocizzare i processi di comunicazione e ridurre l’uso di carta. Questa attività non si ferma alla semplice scansione di file cartacei, ma è parte di un processo piu’ complesso che consente di creare un archivio dinamico e costantemente aggiornato.
Il processo di gestione documentale tiene conto di diverse funzioni:
ACQUISIZIONE– ARCHIVIAZIONE – RICERCA – GESTIONE – CONDIVISIONE – CONSERVAZIONE
In base alla organizzazione di ogni singola realtà lavorativa, il nostro compito è quello di adattare le tecnologie in nostro possesso personalizzandole alle necessità dei clienti finali, rispettando le specificità e gli schemi di collaborazione che ogni organizzazione possiede.

I Vantaggi della smaterializzazione:
1. Accesso ai documenti: le informazioni possono essere consultate da più utenti senza limiti di luogo o di tempo, favorendo un modello di lavoro flessibile e delocalizzato.
2. Regolamentazione: l’accesso ai documenti può avvenire instaurando determinate gerarchie di accesso legate alla mansione dell’operatore ed alle autorizzazioni concesse dagli amministratori.
3. Sicurezza e privacy: I documenti digitali possono essere protetti con sistemi di autenticazione e di crittografia, riducendo il rischio di perdita dei dati o di accessi non autorizzati.
4. Compliance normativa: la smaterializzazione rende più semplice l’adozione delle regole dettate sistemi di gestione aziendali, in ottemperanza alle normative vigenti.

LA SICUREZZA NEI PROCESSI DI STAMPA E SCANSIONE

La sicurezza viene applicata a 360°: hardware e software, applicazioni, sistema operativo, firmware, bios e disco fisso; questo per assicurare che i processi di gestione dei documenti e delle stampe siano conformi alle più stringenti normative. Ogni elemento è crittografabile in modo che i dati, se carpiti, siano resi illeggibili e inutilizzabili. Inoltre, le case produttrici rilasciano regolarmente aggiornamenti per la sicurezza dei sistemi anche per essere protetti da tentativi di installazione di applicazioni o software malevoli. L’intero processo è salvaguardato, anche in fase di digitalizzazione e di gestione documentale. Questi sistemi sono monitorabili da remoto, con cruscotti in grado di rilevare e allertare i responsabili della sicurezza relativamente ad accessi non autorizzati, in modo da permettere un tempestivo intervento proattivo. Infine, un ulteriore aspetto che non va trascurato è quello relativo alla sensibilizzazione degli utenti: spesso gli incidenti relativi alla sicurezza delle informazioni accadono perchè non è stata adottata una politica di informazione precisa e puntuale sui rischi e sulle potenziali minacce.